PT BANK OPTIMIS (Persero) Tbk.: 2015

Super User OpenERP Bank Optimis (Master Data)

OpenERP pada Bank Optimis dirancang untuk mendukung proses binis dengan cara mengitegrasikan data pada setiap tahapan pada proses tersebut. Idealnya sistem mampu memenuhi dukungan atas proses-proses bisnis utama dan proses pendukungnya. Keterkaitan antara modul - modul ERP dengan proses-proses penting pada Bank Optimis dapat digambarkan melalui keterkaitan antara konsep rantai nilai (value chain) dan dukungan modul openERP yang diperlukan.

Modul ERP

Secara modular, openERP Bank Optimis terbagi atas modul utama yakni Operasi serta modul pendukung yakni Finansial dan akuntasi serta Sumber Daya Manusia

· Modul Operasi

o General Logistics / Purchase

o Sales and Distribution

· Modul Finansial dan Akuntansi

o General Accounting

o Financial Accounting

· Modul Sumber Daya Manusia

o Personnel Management

o Payroll

Modul- Modul Pada openERP

1. Modul Operasi

a. General Logistics (LO)

Logistik, definisinya adalah proses flow atau aliran pendistribusian produk yang efisien.

Namun pada dasarnya adalah modul Logistik ini berfungsi untuk pengaturan logistik yang dibutuhkan dari semua sektor bisnis dari masa purchasing hingga distribusi.

b. Sales and Distribution (SD)

Sales dan distribusi merupakan ujung tombak dari Bank Optimis untuk mencapai tujuan Bank Optimis. Sales menitik beratkan pada tehnik dan mencari pasar untuk produk finansial kami. Prioritas utama dari penggunaan modul ini adalah untuk membuat struktur data yang mampu merekam, menganalis dan mengontrol aktivitas untuk memberikan kepuasan kepada pelanggan dan menghasilkan profit yang layak dalam priode akuntansi yang akan datang.

2. Modul Keuangan

· Menyediakan fasilitas untuk menjalankan fungsi manajemen keuangan dan dukungan

analisis berbagai lokasi bisnis.

· Modul keuangan memiliki serangkaian subsistem :

o Financial Accounting (General Ledger, AR/AP, Special Ledger, Fixed Asset

Accounting, Legal Consolidation)

o Controlling (Overhead Cost Controlling, Activity Based Costing, Product Cost

Accounting, Profit Analysis)

o Investmen management (Planning, Budget, Control)

o Treasury (Cash Management, Treasury Management)

o Enterprise Controlling (EIS, Busines Plan and Budget, Profit Center Cost)

Akuntansi Keuangan

Menyediakan kendali atas seluruh perusahaan dan integrasi informasi keuangan yang sangat penting bagi pengambil keputusan. Beberapa fitur penting akuntansi keuangan :

o Penelusuran transaksi dari hulu ke hilir, dari laporan hingga transaksi awal, perhitungan

total hingga rincian.

o Integrasi, sentralisasi dan fleksibilitas atas pengendalian keuangan perusahaan,

dukungan mata uang, bahasa dll

o Kesesuaian dengan standar akuntansi international.

Modul- modul umum yang berada pada kelompok subsystem akuntansi dan keuangan :

General Ledger

o Dukungan strukturisasi alokasi/penggunaan biaya dan transaksi keuangan berdasarkan

kelompok tertentu.

o Otomatisasi dan distribusi aplikasi sehingga semua perubahan dan pembaruan data

dapat otomatis.

o Kostumisasi pelaporan keuangan yang dokumenya dapat di modifikasi sesuai kebutuhan

keuangan.

Account Receivable dan Payable

o Transaksi ini terintegrasi dengan data pada GL dan area bagian penjualan dan distribusi.

o Transaksi AR/AP secara otomatis dialankan setiap terjadi transaksi akuntansi yang erhub

dengan modul lain (meliputi integrasi internet, manajemen doc dan EDI)

Asset Accounting

o Untuk mengelola kekayaan tetap (fixed Asset).

o Berperan sebagai subledger dari General Ledger dan menyediakan transaksi rinci yang

berhub. dgn aset.

o Dukungan terhadap siklus hidup asset (mulai dari akuisisi sampai tidak terpakai lagi).

Legal Consolidation

o Pernyataan keuangan harus terintegrasi secara efektif dengan data operasional setiap

individu pd perusahaan.

o Erat hubungan dengan akuntansi keuangan dan transfer data langsung dari pernyataan

individu kedalam laporan konsolidasi.

o Menyajikan data dari berbaai sudut pandang.

o Masing-masing sudut pandang dapat dijadikan bahan pembuatan laporan yang sesuai

aspek hukum dan bisnis.

Controling

· Menyediakan dukungan fungsifungsi biaya internal yang efektif.

· Menyediakan informasi umum yang digunakan dalam proses kendali keuangan.

· Mendukung pembuatan laporanlaporan controling.

· Modulmodul yang umum pada controling:

Overhead Cost Controling

Mengontrol peningkatan biaya tidak langsung (overhead) yang biasanya diarahkan ke produk tertentu.

Cost Center Accounting

Menganalisis adanya overhead pada organisasi. Sistem menyediakan fasilitas pengalokasian dan penelusuran penetapan biaya.

Overhead Order

Mengumpulkan dan menganalisis biaya berdasarkan ukuran individu internal.

Product Cost Controling

Menentukan biaya yang ditimbulkan dari pembuatan sebuah produk. Penting untuk menentukan batas harga terendah produk.

Cost Object Controlling

Modul untuk memonitor order diarea produksi. Terintegrasi dengan komponen logistik sehingga mampu menyajikan informasi seketika atas biaya aktual dan perhitungan biaya yang sudah berjalan.

Profitability Analysis

Digunakan untuk mempelajari sumber – sumber pengembalian biaya. Penentuan alokasi biaya berdasarkan atas pendapatan yang ditetapkan pada segment tertentu. Beberapa jenis segment pasar dapat didefiisikan dan dibedakan satu sam lain, misalnya : produk, konsumen, order, jalur ditribusi dan batas pendapatan.

Investment Management

· Mendukung proses investasi mulai dari erencanaan hingga investasi.

· Perencanaan dan anggaran investasi dapat dibuat dari tingkat tertinggi dari order tertentu dapat

di breakdown secara hirarki berdasarkan alokasi pada masingmasing

departemen.

· Perencanaan dan pengalolaan distribusi modal. Perusahaan dapat memasukkan aplikasi proyek

yang memerlukan modal dalam jumlah tertentu kemudian ditentukan proses evaluasi dan

persetujuan yang akan digunakan.

· Melakukan dan perencanaan dan perhitungan pengunarangan nilai investasi berdasarkan

ukuran tertentu.

Treasury

· Efisiensi aliran dana jangka pendek, menengah dan panjang, dan antisipasi resiko merupakan

aspek daya saing perusahaan.

· Modulmodul

pada treasury meliputi :

· Cash Management : modul untuk menganalisis transaksi keuangan untuk periode tertentu.

Transaksi pembayaran perusahaan meliputi cash holding (uang ditangan), cash inflow (aliran

uang masuk), cash outflow (aliran uang keluar). Intinya cash management menjamin agar

semua informasi untuk likuiditas (informasi sumber dan penggunan biaya) dapat tersedia dan

dapat digunakan untuk analisis dan proses pengambilan keputusan.

· Treasury Management : berfungsi untuk menyediakan fungsi untuk mengelola posisi dan

perjanjian keuangan mulai dari order sampai transfer data ke baguan akunting.

Enterprise Controling

· Modul yang mendukung fungsi pengendalian atas organisasi.

· Modulmodul

yang tersedia diantaranya :

o Executife Information System : Menyediakan informasi untuk mengelola organisasi,

komponen ini mengintegrasikan data dari komponen ERP lainya dan data diluar ERP.

Informasi yang disajikan berupa rekapitulasi dan overview serta dapat disajikan dalam

bentuk drilldown untuk analisis interaktif.

o Business Planning and Budgeting : Menydiakan dukungan untuk unit bisnis atau group

untuk menghitung target bisnis yang meliputi : perencanaan investasi utama, ROI,

pencairan anggaran dan penelsuran.

3. Human Resources

Berfungsi untuk:

· Memudahkan melaksanakan manajemen yang efektif dan tepat waktu terhadap gaji, benefit dan biaya yang berkaitan dengan SDM perusahaan

· Melindungi data personalia dari pihak luar

· Membangun sistem rekruitmen dan pembangunan SDM yang efisien melalui manajemen

karir

Modul HR terdiri dari :

a. Personel Management : mengatur, merencanakan dan juga mengendalikan diri sendiri.

b. Personnel Time Management : pengelolaan waktu bagi karyawan.

c. Payroll : pengajian bagi perusahaan – perusahaan dalam mengelola karyawan

d. Training and Event Management : mengadakan Pelatihan terhadap karyawan, baik pelatihan

terhadap karyawan baru maupun karyawan lama secara berkala dan event dimana perusahaan

mengadakan serangkaian acaraacara

penting yang berkaitan dengan kepentingan perusahaan.

e. Organizational Management : manajemen organisasi yang berfungsi mengelola secara

profesional fungsi SDM bersamasama

dengan manajer lini, karena pengelolaan SDM

merupakan bagian dari tugastugas

seorang manajer dari fungsi manapun.

f. Travel Management : pengelolaan di mana manajemen mengadakan perjalanan untuk

meningkatkan semangat kerja karyawan dan menambah pengetahuan mengenai keadaaan

diluar perusahaan.

Warmest regards,

Master Data Bank Optimis

Pada Bagian ini Bank Optimis akan menampilkan screenshot dari modul master data yang meliputi modul HRD, Sales, serta Purchase. Dalam tampilan berikut adalah hasil pengisian data menggunakan Odoo 8

A. Modul HRD

Pada Modul HRD, kami akan menampilkan beberapa bagian dari HRD yang meliputi

Employee

Department

Job Positions

Salary Rules

Payroll (Salary Rules)

B. Sales

Pada Modul Sales Bank Optimis akan menampilkan Produk apa yang kami jual serta konsumen yang akan menggunakan produk kami, berikut hasil screenshotnya :

Product